Codes promo et invitations sur votre billetterie : tout est automatisé

L'essentiel :

Sponsors, partenaires, presse, membres du comité, bénévoles : chaque événement a ses invités et ses tarifs particuliers. Trop souvent, tout cela se gère avec un tableur, des billets envoyés un par un et des codes qui circulent sans qu'on sache qui les utilise.

Avec la billetterie en ligne Strap'nPay, codes promo et invitations font partie de la billetterie elle-même. Vous fixez les règles une fois. Le système s'occupe du reste : l'envoi, l'application de la remise, les contrôles et le suivi.

Pourquoi gérer invitations et codes promo directement dans la billetterie ?

Parce que tout est au même endroit que vos ventes. Un code promo n'est pas une liste à part : il est relié à vos billets, à vos commandes et à vos statistiques.

Concrètement, cela vous évite :

• de créer des billets à la main pour chaque invité ;
• de vérifier vous-même si un code a déjà servi ;
• de reconstituer après coup qui a reçu quoi et combien cela vous a coûté.

Vos invités, eux, commandent comme n'importe quel acheteur. Ils reçoivent leurs e-billets avec QR code, scannés à l'entrée comme les autres.

Comment créer un code promo en quelques clics ?

Depuis l'espace administrateur de votre billetterie, vous créez un code et vous choisissez :

• le libellé que l'acheteur verra dans son panier, par exemple « Offre membres du club » ;
• la remise : un pourcentage ou un montant fixe ;
• ce qu'elle couvre : toute la commande, certaines séances, certaines catégories ou certains types de billets ;
• une période de validité, si vous le souhaitez ;
• des limites, si besoin : nombre total d'utilisations, nombre d'utilisations par adresse e-mail, nombre minimum de billets, nombre de billets couverts.

Un champ laissé vide n'est pas limité. Vous pouvez mettre un code en pause à tout moment, puis le réactiver.

Besoin de nombreux codes uniques, par exemple pour un partenaire qui les distribue à ses clients ? Vous générez un lot de codes en une fois, sous un même libellé et avec les mêmes règles. Vous récupérez un fichier prêt pour un publipostage, avec le lien personnel de chaque code.

Comment inviter vos sponsors, partenaires et la presse ?

Pour vos invités, vous créez une campagne d'invitation. Une ligne par invité : nom, e-mail, société et une note interne si vous le souhaitez. Vous pouvez saisir la liste, la coller depuis un tableur ou importer un fichier.

Chaque invité reçoit son propre code, avec les conditions que vous avez choisies. Par exemple : deux billets offerts sur la soirée de gala, utilisables uniquement par cette personne.

Ensuite, un clic suffit pour envoyer les invitations par e-mail. Chaque message contient un lien personnel vers votre billetterie. Les envois partent un par un, pour que vos e-mails arrivent bien dans les boîtes de réception.

Un code peut être nominatif : seule l'adresse e-mail de l'invité peut alors l'utiliser. Même transféré, il ne fonctionne pas pour quelqu'un d'autre.

Que voit votre invité ?

Votre invité clique sur le lien de son e-mail et arrive sur votre billetterie. Il choisit ses billets : le code est déjà appliqué. Il n'a rien à recopier, et la remise s'affiche directement dans son panier, avec son libellé.

Le code reste mémorisé pendant toute sa visite, même s'il change d'avis sur les quantités ou recharge la page.

Si la remise couvre toute la commande, celle-ci est confirmée directement, sans passer par le paiement. Sinon, il paie simplement le solde. Dans les deux cas, il reçoit ses e-billets par e-mail et peut les ajouter au wallet de son téléphone.

Le code reste aussi utilisable à la main : un invité qui préfère le saisir lui-même le peut.

Quelles règles le système vérifie-t-il pour vous ?

Toutes. À chaque panier et au moment de la commande, la billetterie contrôle automatiquement :

• que le code est dans sa période de validité et qu'il n'est pas en pause ;
• qu'il reste des utilisations disponibles ;
• que l'adresse e-mail n'a pas dépassé sa limite ;
• que l'acheteur est bien le destinataire, pour un code nominatif ;
• que le panier contient les billets concernés, en nombre suffisant.

Si une condition n'est pas remplie, l'acheteur voit un message clair qui lui explique pourquoi. Il peut corriger son panier ou retirer le code.

Vous offrez un nombre précis de billets ? Le code couvre les billets prévus, et si l'invité en commande davantage, les billets supplémentaires sont au tarif normal, dans la même commande. Pratique pour un sponsor qui vient accompagné : il commande tout en une fois.

Une fois la limite atteinte, le code cesse de fonctionner tout seul. Vous n'avez rien à surveiller.

Comment savoir qui a commandé et relancer les autres ?

Dans chaque campagne, vous voyez d'un coup d'œil où en sont vos invités : pas encore invités, invités mais sans commande, ou ayant déjà commandé.

Un bouton permet de relancer tous ceux qui n'ont pas encore répondu. Chacun reçoit à nouveau son lien personnel, le même qu'au premier envoi.

Pour chaque code, vous retrouvez aussi les commandes sur lesquelles il a servi et la remise accordée. Le total des remises vous indique ce que vos invitations et vos promotions vous ont coûté. Les listes s'exportent pour votre comptabilité ou votre comité.

Et si vous voulez offrir des billets sans passer par la boutique ?

C'est possible aussi. Depuis l'espace administrateur, vous créez une commande de type « Billets offerts à un invité » : vous indiquez les billets et les coordonnées de l'invité, l'adresse postale est facultative. Les billets sont émis immédiatement et peuvent lui être envoyés par e-mail.

Ces billets offerts apparaissent dans vos commandes comme les autres : rien ne se perd entre deux fichiers.

Vous organisez un événement ?

Nous vous montrons volontiers comment configurer vos codes promo et vos invitations en quelques minutes. Contactez-nous pour une démonstration de la billetterie.